湖南践行国学公益基金会财务制度

发表时间:2017-01-03 12:02

湖南践行国学公益基金会财务制度

为了进一步规范湖南践行国学公益基金会(以下称:本基金会)的财务工作,根据《基金会章程》、参考《民间非营利组织会计制度》、《中华人民共和国会计法》、《会计基础工作规范》等,结合“践行国学”的实际情况,制定本制度。

第一部分总体框架与原则

一、目标

按照《基金会章程》及本制度的规定使用每一笔资金,将本基金会打造成为一家财务透明、运作高效的公益组织。

二、财务管理原则

1、全面控制原则

本基金会对日常运营费用实行预算管理和费用标准控制原则,对捐赠及文化活动开支实行预算管理及执行过程层级审控原则,并对每个捐赠项目、文化活动项目设立以牵头部门负责人为第一责任人的项目管理机制。

2、信息公开原则

本基金会的财务实行定期公开的对外披露原则,每季/每年将基金会的财务报表及当季发生的捐赠项目、文化活动项目费用明细在基金会网站上公示。

3、内外部监督结合原则

1)本基金会由监事会指定会计师事务所对基金会财务情况进行报表审计及费用审计,审计结论在基金会网站上披露。

2)本基金会除设监事会外,设立隶属于理事会直管的审计部。审计部由本基金会理事长直管,部门人员中应不少于2名基金会捐赠人财务监管员,其中捐赠人财务监管员由理事会于每年年初在基金会捐赠人中随机选出,财务监管员每年一换,不得连任。审计部履行对基金会财务内部审计、接受内外部举报、督促管理改进的监督职责。审计部可随时查阅基金会财务账薄,对其中发现的问题或不明情况可直接向理事会、监事会或执行委员会成员反应或举报。监事会、理事会或执行委员会成员在接到监管员的问题反应或举报时,应在不超过3个工作日内回复,并对造成基金会不良影响的个人追究相应责任。

三、各级审批人及审批权限

本基金会按“分层管理、授权审批”的原则明确各层级审批人的财务审批权限:

1、理事会:负责审批基金会的年度预算;预算外单笔20万元以上的对外捐赠项目(不含捐资人指定捐赠用途的对外捐赠项目,下同)、预算外的单个总发生额在30万元以上的文化活动项目,由理事会按理事会议事规则审议通过后,授权分管财务的副理事长审批。

2、执行委员会:基金理事会审议通过的预算金额内的预算项目执行;预算外的单笔20万元以下(含20万元)的对外捐赠项目,预算外的单个总发生额在30万元以下(含30万元)的文化活动项目,预算外的单笔1万元以上的基金会日常支出、资产采购或特殊事项开支,由执行委员会按相关会议议事规则审议通过后,授权分管财务的副理事长审批。

3、分管财务的副理事长:审批理事会或执行委员会授权签批的各项支出;审批单笔5000元以上、3万元以下的基金会年度预算内日常支出、资产采购;审批单笔1万元以下的预算外支出。

3、秘书长:审批单笔5000元以下的基金会年度预算内日常支出。

   4、财务审控组:由本基金会财务人员及该项目负责人组成,每次审控会议召开小组成员不得少于5人,并不得少于1名相关项目负责人与会。财务审控组负责:汇编基金会各部门提交的年度预算,评估费用发生的合理性,编制基金会年度预算初稿,并报执行委员会预审、理事会审核;负责审核评估基金会各部门提交的《项目立项及支出预审单》:对评估通过的预算金额内的对外捐赠项目或活动文化项目支出、预算外的单笔20万元以下(含20万元)的对外捐赠项目、预算外的单个总发生额在30万元以下(含30万元)的文化活动项目,报执行委员会审批;对评估通过的预算外单笔20万元以上的对外捐助项目、预算外单个总发生额在30万元以上的文化活动项目,报理事会审批。

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第二部分   各项管理制度细则

第一章货币资金管理

一、总则

1、为了规范对货币资金的内部控制,保证货币资金的安全,提高货币资金的使用效益,制定本规范。

2、本规范所称货币资金,是指基金会所拥有或控制的现金、银行存款和其他有价证券、基金。

二、现金管理

1、根据组织的现金使用量及从银行提取现金的频率,规定现金库存余额不得超过2000元。超过库存限额的现金应当及时存入开户银行。

2、应减少现金开支范围,尽量通过银行办理转账结算。

3、取得的现金收入必须及时入账,原则上不坐支现金。

4、借出备用金必须执行严格的审核批准程序,严禁擅自挪用、借出货币资金。先由经办借款人填写借款事由,并经经办部门负责人审核证明后,借款金额在2000元以下的,由秘书长签批同意后借出,借款金额超过2000元以上的,秘书长签批后报分管财务的常务副理事长同意后借出。

5、出纳于每月末对现金进行盘点,由会计负责监盘,编制《现金盘点表》,确保现金账面余额与实际库存相符。发现不符,及时查明原因,做出处理。

三、银行存款管理

1、主要业务活动的财务收支应尽量用银行支付的业务。

2、若月末银行对账单与银行账面金额存在差异,由出纳负责编制《银行调节表》,会计负责审核。

四、票据及有关印章的管理

1、对银行预留印鉴实行严格的管理,不得由一个人保管支付款项所需的全部印章。

2、采用支票付款方式的,支票簿和财务专用章由出纳保管,人名章由审批人或其授权人保管。

3、采用临时银行存折或者银行卡付款方式的,密码由出纳保管,存折或卡由审批人或其授权人保管。

4、采用网上银行支付方式的,经办U盾和审批U盾应分别由出纳保管、基金会领导或其授权人保管。

第二章收入管理

一、总则

1、为了规范对收入的内部控制,保证收入及时、准确、完整的入账,制定本规范。

2、本规范所指的收入包括捐赠收入、政府补助收入、投资收益等主要业务活动收入和其他收入等。

二、收入类型

目前收入主要包括:捐赠收入等。根据付款方对资金使用上的限制,收入被划分为限定性收入和非限定性收入。

三、收入管理

1、一对一助学款、其他各类项目款,通过发布的项目、捐赠人直接认捐款项,接受公布的资金用途和双方权利义务等条款约束,财务部门应根据公布的资金用途等信息要求进行核算。应捐赠人要求代办小额一对一助学汇款手续,必须与捐赠人说明代办性质并应事先告知基金会出纳。

2、通过国学践行活动接受的捐赠收入,财务部门根据活动公告条款规定的资金用途和双方权利义务条款的约定进行核算。

3、接受大额捐赠收入,财务部门根据经基金会授权的志愿者与捐赠人签订捐赠协议的相关条款进行核算。

4、因捐赠项目情况发生变化、项目结束有结余资金等原因发生限定性收入需要进行科目调整的,应事先征得捐赠人同意并保留原始记录或签订补充协议。非限定性收入进行科目调整必须说明原因并经审批人审批同意。

5、捐赠款项原则上应由基金会财务部出纳人员接收,并开具正式捐赠收据,确因地点和其他原因基金会财务部人员不能到场的,由基金会理事长、分管财务副理事长指定授权志愿者接收捐赠款项,未经基金会授权的志愿者不准接收捐赠款项。特别是通过异地活动接收捐赠的,基金会若委派异地志愿者担任活动财务志愿者,活动财务志愿者在活动期间由基金会财务部领导。

6、捐赠收入应全额确认收入,严格执行收支两条线原则,严禁在捐赠收入中坐支现金。

四、收款流程

1、无论是通过银行还是现金方式,在收到款项后,出纳应及时开具正式捐赠收据给付款人。

2、各地开展活动收到捐赠款项,若由基金会委派财务志愿者负责收款的,收到款项必须出具收据给付款人,并在活动结束当日(若有特殊原因,最迟不超过活动结束的第二日)缴入基金会账户。

3、收据一式三联,包括付款人联、记账联、存根联。

4、收据连续编号,按顺序使用。写错的收据,应注明“作废”,不得撕下。

5、收据包括以下重要信息:是否限定收入性质、金额、付款人信息、收款人签字、加盖财务章。如果是现金收款,需付款人签字。收据信息应当填写准确、完整。

6、会计于每月末审核收据的使用情况。

第三章支出管理

一、总则

基金会每年用于从事章程规定的公益事业支出,不得低于上一年基金余额的8%;基金会行政办公及人员工资福利费用支出不得超过当年总支出的10%;不能开支非基金会专职工作人员以外的工资及福利。

1、为了规范基金会对支出的内部控制,保证支出的有效、及时、准确,制定本规范。

2、本规范将包括如下内容:支出类型、报销标准、票据规范和支出申请审批流程等。

二、支出类型

日常支出按支出性质分类主要分为办公用品采购、办公室固定支出、手机费、出差综合补贴、市外交通费、市外住宿费、业务招待费、其他日常支出、对外捐赠项目支出、文化活动项目支出等。

三、报销标准或要求

1、办公用品采购。初次采购,应货比三家后,挑选出最佳供应商。与最佳供应商建立长期的合作关系之后,可省去货比三家。

2、办公室固定支出。指房租、水电气、邮电费等,按实际发生原则核报开支。

3、市外交通费。本项费用仅限本基金会专职工作人员的市外交通费报销,其他人员费用自行承担。因公出差,应事先通过电子邮件征得常务秘书人同意,并尽量乘坐火车或者价格相近的打折机票经济舱。如果不在火车上过夜,则乘坐普通座;如果在火车上过夜,则乘坐硬卧。原则上因公出差不得乘坐飞机,如因紧急情况需要乘坐飞机的,需分管财务的副理事长审批后乘坐飞机经济舱,请在票后注明“原因”,并在年度审计时进行披露说明。如超标准乘坐交通工具的,超标准部分由工作人员自己负担。

4、市外住宿费。本项费用报销仅限本基金会专职工作人员报销,其他人员费用自行承担。因公出差住宿,应本着节约从简的原则,以住经济型酒店为主。报销住宿费时按限额标准内据实报销、超额自负的原则,报销上限标准原则上不得超过国家公务员差旅费报销标准。

5、出差综合补贴。本项费用报销仅限本基金会专职工作人员报销,其他人员费用自行承担。因公出差可报销的出差综合补贴原则上不得超过国家公务员出差补助报销标准。综合补贴包含了出差餐补、市内交通补贴等零星费用,特殊情况报告分管财务的副理事长审批。

6、其他费用支出的控制。基金会的对外捐赠项目支出、文化活动支出及其他非日常特殊费用开支严格执行预申报管理,严控费用开支的发生。

   四、支出申请审批流程

凡属本基金会日常支出项目(指办公品采购支出、办公室固定支出、市外交通费、市外住宿费、出差综合补助等),由经办人填报费用报销单,经证明人、部门负责人签审后,提交财务部审核。财务部审核后,按支出的预算属性及金额大小,提交不同层级审批:已纳入年度预算且单笔金额在5000元以下(含5000元)的日常支出,报秘书长审批后报销;预算内单笔金额在5000元以上、30000元以下(含30000元)的日常支出,或系预算外单笔金额在10000元以下(含10000元)的特殊支出,秘书长签批后,报分管财务的副理事长审批报销;预算内单笔超过30000元以上的日常支出或预算外单笔超过10000元的特殊支出,秘书长签批后,报执行委员会审议,审议通过后授权分管财务的副理事长审批。

基金会对外捐赠项目支出、文化活动项目支出,在捐赠或文化活动启动前需办理立项及支出预申报审批程序,由经办人填报《项目立项及支出预审单》,经办部门负责人复核后,报基金会财务部发起财务审控组会议。财务审控组审议通过后按项目预算属性及金额大小,提交不同层级审批:预算内的或预算外单笔金额20万元以下(含20万元)的对外捐赠项目支出、预算内的或预算外的单个总发生额在30万元以下(含30万元)的文化活动项目支出,提交执行委员会审议,执行委员会审议通过后授权分管财务副理事长审批;预算外单笔金额20万元以上的对外捐赠项目支出、预算外的单个总发生额在30万元以上的文化活动项目支出,提交理事会审议,理事会审议通过后授权分管财务副理事长审批。视项目的不同情况,对审批通过允许开支的捐赠项目支出、文化活动项目支出可按备用金领用制度的规定,由发起部门在审批通过允许开支的80%金额范围内领用备用金。执行过程实行项目管理制,即发起部门负责人为项目第一责任人:督促项目组所有成员“厉行节约”用好基金会每一分钱;明确对外捐赠活动或文化活动中支出的经办人、复核员,每一笔开支必须经经办人和复核员签字、部门负责人签核确认支出细项及金额未超经批准的《项目立项及支出预审单》列支范围后方能支付;项目执行完毕5个工作日内,发起部门负责人汇总所有费用支出报财务审控组,财务审控组评估所有费用支出的真实性与合理性,对其中明显浪费的开出或不实的支出可以退回不予报销,并报分管财务副理事长。

五、票据规范

一般情况下,申请人须提供正规的发票。如果申请人实在无法取得发票,应先报财务部核准后,取得由收款方签字或盖章的收据并注明地址和联系电话。

第四章固定资产采购管理

一、总则

1、为规范固定资产采购的内部控制,严格控制购置成本,特制定本规定。

2、本规定包括:采购申请、询价、审批、购买、验收等。

二、固定资产类型

本规范所指固定资产包括仅用于满足基本的办公所需办公桌、椅、柜、计算机、复印机、传真机、扫描仪、打印机、照相机等及其他单位价值在2000元以上和使用年限在一年以上的工具设备。

基金会的基金严格按《投资管理办法》进行使用,不能用于购置房屋等投资性的支出或购置车辆等消费性的支出。

三、固定资产采购

1、申请。所有的固定资产购置必须由需用部门提出申请、资产管理部门提出意见。

2、询价。采购前应多方询价,确定最后供货方前应货比三家。

3、审批。 一般情况下,固定资产的购置必须签订购置合同,合同由分管财务副理事长签署。预算内单笔金额在5000元以下(含5000元)的采购,由秘书长审批;预算内单笔金额在5000元以上、30000元以下(含30000元),或预算外单笔金额在10000元以下(含10000元)的采购,秘书长签审后,报分管财务副理事长审批;预算内单笔金额超过30000元,或预算外单笔金额在10000元以上的采购,报执行委员会审议通过后授权分管财务副理事长审批。

4、购买。由审批人或其授权的代表与办公室人员共同办理购买事宜,并由供货方提供正规的发票。

5、验收。所有固定资产采购必须办理验收手续,验收人必须签字,验收人与购置人不能为同一人。

第五章项目核算

一、总则

为了辅助项目管理,为其提供财务数据方面的支持,财务按照项目进行辅助核算。为了规范基金会对项目核算的内部控制,制定本规范。

   二、项目及费用科目的制定

财务人员应当在与项目部充分沟通之后,制定《业务活动表》中报表科目项下的二级项目子科目及三级费用子科目。科目的制定应考虑到以下因素:

1、基金会自身的业务发展;

2、管理层对财务数据的要求;

3、捐赠方对财务数据的要求;

4、与预算的衔接。

三、项目核算的方法

1、直接项目费用

直接项目费用是指费用因某一个项目而发生。

2、间接项目费用

间接项目费用是指费用因多个项目而发生,在这种情况下,费用需按照合理的比例分摊到项目中。分摊的方法和比例应当由财务人员与管理层协商确定。

四、项目核算的具体操作

项目核算通过《项目立项及支出预审单》和《间接费用分摊表》来实现。

第六章预算管理

  一、总则

1、预算管理包括前期预算的编制、中期预算的控制及调整、后期预算与实际的差异分析并为下一次预算的制定提供宝贵经验。为了规范对预算管理的内部控制,制定本规范。

2、本规范所指的预算包括两种,一种是基金会整体年度预算、一种是项目预算。

  二、前期预算的编制

1、年度预算的编制

每年3月之前编制完成基金会整体本年的《年度预算》。《年度预算》的编制分为两部分,一部分是基金会经常性支出,例如房租、办公费等日常必须的支出,由财务部提供;另一部分是直接项目支出,这部分由各项目负责人和各部门负责人提供。此外,还包括预计的收款金额和进度,这部分由筹款人或者捐赠方提供。经财务部汇总并最终编制完成《年度预算》。

2、项目预算的编制

《项目预算》的编制也分为两部分,一部分是直接项目支出,这部分由项目负责人提供;另一部分为间接项目支出,例如房租等,这部分由财务人员提供。此外,还包括预计的收款金额和进度,这部分由筹款人或者捐赠方提供。经财务部汇总并最终编制完成《项目预算》。

三、中期预算的控制及调整

预算的控制有两层,一层是报表层面的控制,包括基金会整体的《业务活动表》与《年度预算》的对比、及《项目核算表》与《项目预算》的对比;另一层是报销层面的控制,通过《费用申请单》实现。财务部应针对预算实施过程中发生的大额偏差与领导人及部门负责人及时地沟通,进行项目上或者财务上的调整。

四、后期的实际与预算差异分析

1、年度决算与预算差异分析

财务部于每年3月之前完成上年的年度决算与预算差异分析,并为今后年度预算的制定提出建设性的建议。

2、项目决算与预算差异分析

财务部于项目结束后一个月之内完成项目决算与预算差异分析,并为今后项目预算的制定提出建设性的建议。项目决算报告及差异分析的完成时间可应捐赠方的要求进行调整。

第七章财务报告编制

一、总则

1、为了规范基金会的财务报告编制,保证基金会的经营状况能够通过财务报告及时、准确、完整地反映,制定本规范。

2、本规范所指的财务报告指资产负债表、业务活动表、现金流量表及报表附注。

二、会计制度

按照《民间非营利组织会计制度》编制财务报表。

三、会计年度

基金会的会计年度为每年1 月1 日至12月31日。

四、结账日

财务的结账日为每月最后一天。

五、报告提交日

1、整体的财务报告。财务部于每月10号之前提交上月的财务报告。每年1月底之前提交上年的财务报告。

2、项目财务报告。财务部于项目结束后一个月之内完成项目财务报告。项目财务报告的提交时间可按捐赠方的要求进行调整。

六、财务报告的审计

每年年初由监事会指定会计师事务所对基金会的年度财务情况进行审计,经审计的财务报表及审计结论须通过基金会网站等渠道对外公开。

第八章财务信息披露

一、总则

1、为树立本基金会运行的公信力、提高财务信息的透明度、展示基金会的各项工作,制订本规范。

2、本规范所指的财务信息指资产负债表、业务活动表、现金流量表及报表附注、各项费用支出列示、各个捐赠项目及文化活动项目支出明细。

二、披露时间、披露渠道及内容

1、季度披露

每季初的当月20号前披露:截至上季度末的资产负债表、业务活动表及各项费用支出明细,及上季度开展的捐赠项目、文化活动项目的支出明细。

披露渠道:本基金会网站

2、年度披露

每年的3月底前披露:上一年度经监事会指定的会计师事务所审计的资产负债表、业务活动表、现金流量表及报表附注及费用审计情况,上一年度所有捐赠项目、文化活动项目的支出明细。

披露渠道:本基金网站、邮件形式发送至所有捐赠人邮箱

第九章附则

一、本制度未涉及情况,按国家有关规定处理。

二、本制度自本基金会理事会审议通过之日起执行,由基金会负责解释。

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